تعجب نکنید عنوان مقاله را درست خواندید، اما صحیح ترین نوع ایمیل چه از لحاظ خوانایی و چه نوشتاری، ایمیل به سبک ارتشی است.
در ارتش های سراسر دنیا ارسال ایمیل یک امر عمومی و ساده نیست و نوشتن آن نیاز به دقت و وسواس شدیدی دارد. زیرا یک ایمیل ضعیف می تواند باعث شکست در یک ماموریت و حتی به از دست دادن افراد ختم شود.
در قالب ایمیل ارتشی 3 اصل می بایست رعایت شود :
1. برای موضوع ایمیل از کلمات کلیدی استفاده کنید.
– به عنوان نمونه در سیکل تبادل ایمیل در نیروی دریایی آمریکا، از اینگونه کلمات برای دسته بندی موضوعی خود استفاده می کنند.
Action یا همان دستور :
از این کلمه برای اقدام به عمل گیرنده برای انجام کاری، استفاده می شود.
Sign یا تایید :
این کلمه زمانی استفاده می شود که نیاز به تایید و امضای گیرنده باشد.
Info یا اطلاعات :
زمانی استفاده می شود که نیاز به اطلاعات در مورد موضوعی در دستور کار است و نیاز به اقدامات فیزیکی نمی باشد.
Decicion یا تصمیم :
هنگامی گیرنده می بایست تصمیمی بگیرد.
و …
- با این روش علاوه بر ایجاد نظم در صندوق ایمیل های دریافتی دیگران و ارسالی خود، باعث خواهید شد ایمیل های شما نسبت به دیگر ایمیل های دریافتی بیشتر جلب توجه کند و به عبارتی پیام های شما در میان دیگر پیام ها بولد خواهد شد.
2. استفاده از اصطلاح خاص برای اعلام خلاصه ایمیل!
قبول دارم عنوان سختی داره اما با یک مثال فک کنم متوجهش بشید.
در نامه نگاری ارتشی از قدیم به گونه ای بوده که می بایست مطالبی که در نامه گفته می شود به اندازه باشد و نه اطلاعات بیشتری برساند و نه کمتر.
به عبارتی از چهار عنصر پرسشی اصلی یعنی،
چه زمانی؟
کجا؟
چه کسی؟
چگونه ؟
استفاده می کردند.
حال این چهار عنصر در ساختار نوین نامه ها یعنی ایمیل نیز رعایت می شود.
به عنوان مثال در ارتش بریتانیا از واژه ای به نام BULF برای اعلام خلاصه ایمیل استفاده می کنند. به این صورت :
BLUF: Effective 29 Oct 13, all Air Force Doctrine Documents (AFDDs) have been rescinded and replaced by core doctrine volumes and doctrine annexes.
BLUF: در تاریخ 29 اکتبر 2013 ، کلیه اسناد دکترهای نیروی هوایی (AFDDs) از بین رفته و توسط فایل های آرشیو اصلی دکترها و ضمیمه های جایگزین شده اند.
شما می تونید از اصطلاح خاص خودتون استفاده کنید. مثلا، چکیده و روبروی واژه چکیده، کلیات ایمیل را به اختصار توضیح دهید.
حتی می توانید این قسمت از ایمیل را با رنگ متفاوتی استفاده کنید.
3. اقتصادی باشید
کاملا مشخص است پیام های کوتاه موثرتر از پیام های طولانی است.
هر چه سعی شود در خطوط کمتر و کوتاه تر منظور خود را برسانیم، پیام موثرتری ارسال کرده ایم.
البته گاهی مواقع چاره ای نیس، درخواست ما طولانی می شود و ما می توانید از BULF منحصر به خودمون استفاده کنیم و اینگونه منظور خود را همچون تیرهای رگباری به مغز مخاطب انتقال بدیم! ( خیلی دیگه نظامی شدیم)
خب حالا چجوری این کار رو بکنیم، یعنی کوتاه و مفید بشه ایمیلمون.
بگذارید افعال و اسم ها برای شما کار کنند، بعد از اسم ها سریعا افعال را بیاورید و از قیود به هیچ عنوان استفاده نکنید.
حالا که تو حال و هوایی نظامی هستیم مثال هم نظامی باشه:
” به جای اینکه بگیم ” این کارخانه توسط یک F18 بمباران شد” بهتر بنویسیم ” F18 کارخانه را بمباران کرد” . “
یک مثال کلی با استفاده از 3 عنصر ایمیل نویسی ارتشی که گفتیم :
